Jeder Kaufmann ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Man unterscheidet dabei Fristen von sechs und zehn Jahren. Folgendes Merkblatt gibt Ihnen eine Übersicht über die nach handels- und steuerrechtlichen Vorgaben zu beachtenden Aufbewahrungspflichten.
Die grundsätzliche Aufbewahrungsfrist beträgt nach Handelsrecht bzw. Abgabenordnung zehn Jahre, ansonsten sechs Jahre.
Ab 1. Januar 2012 brauchen nicht mehr aufbewahrt zu werden:
1. Bücher, Inventare, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
und sonstigen Organisationsunterlagen
· Handelsbücher, in denen die letzte Eintragung im Jahr 2001 oder früher gemacht wurde
· Inventare, die im Jahr 2001 oder früher aufgestellt wurden
· Eröffnungsbilanzen / Jahresabschlüsse, die im Jahr 2001 oder früher festgestellt wurden
· Konzernabschlüsse / Prüfungsberichte, die im Jahr 2001 oder früher aufgestellt wurden.
Hierzu gehören insbesondere:
· Anlagenverzeichnis
· Geschäftsbücher
· Baubücher
· Hauptbücher
· Depotbücher
· Inventare und Inventarnachweise
· Dokumentation für EDV-Programme
· Kontenregister
· Einnahmenüberschussrechnungen
· Kontokorrentbücher
· Geschäftsberichte
· Wareneingangs – und -ausgangsbücher, soweit vorhanden
2. Buchungsbelege vom Jahr 2001
Hierzu gehören insbesondere:
· Rechnungen
· Lieferscheine
· Quittungen
· Auftragszettel
· Warenbestandsaufnahmen
· Bankauszüge
· Betriebskostenrechnungen
· Bewertungsunterlagen
· Buchungsanweisungen
· Gehaltslisten
· Kassenberichte
· Portokassenbücher
· Prozessakten
3. Handels- oder Geschäftsbriefe, die in 2005 oder früher empfangen oder abgesandt wurden
Hierzu gehören insbesondere:
· Ausfuhrvergütungsanträge und -bescheide
· Überstundenlisten
· Geschäftsbriefe und innerbetrieblicher Schriftverkehr
· Mahnvorgänge
· Handelsregister- und Grundbuchauszüge
· Steuerbescheide mit dazugehörigen Unterlagen
· Konsignationsunterlagen
· Verträge und Vertragsunterlagen
Übersicht der Aufbewahrungsfristen Ihrer Unterlagen
Schriftgut Jahre
A
Abrechnungsunterlagen 10
Abtretungserklärungen 6
Aktenvermerke 6
Angebote mit Auftragsfolge 6
Angestelltenversicherung (Belege) 10
Anlagenvermögensbücher und Karteien 10
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 6
Außendienstabrechnungen 10
B
Bankbelege 10
Bankbürgschaften 6
Belegformate 10
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 10
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) 10
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen 10
Betriebskostenrechnungen 10
Betriebsprüfungsberichte 6
Bewertungsunterlagen 10
Bewirtungsunterlagen 10
Bilanzen 10
Buchungsbelege 10
D
Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) 6
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) 10
Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage) 10
Depotauszüge (soweit nicht Inventare) 10
E
EDV-Unterlagen (Anweisungen, Dokumentationen etc.) 10
Einfuhrunterlagen 6
Eingabedatenformate 10
Einheitswertunterlagen 10
Essensmarkenabrechnungen 6
Exportunterlagen 6
F
Fahrtkostenerstattungsunterlagen 10
Finanzberichte 6
Frachtbriefe 6
G
Gehaltslisten 10
Geschäftsberichte 10
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) 6
Geschenknachweise 6
Gewinn- und Verlustrechnung 10
Grundbuchauszüge 6
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 10
Gutschriftanzeigen 6
H
Handelsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften) 6
Handelsbücher 10
Handelsregisterauszüge 6
Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) 10
I
Investitionszulage (Unterlagen) 6
Inventare 10
J
Jahresabschlusserläuterungen 10
Journale für Hauptbuch, Kontokorrent etc. 10
K
Kalkulationsunterlagen 6
Kassenberichte und Kassenbücher/-blätter 10
Kassenzettel 6
Kontenpläne und Kontenplanänderungen 10
Kontenregister 10
Kontoauszüge (auch Postbank) 10
Kreditunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 6
L
Lagerbuchführungen 10
Lieferscheine 10
Lohnbelege 10
Lohnlisten 6
M
Magnetbänder mit Buchfunktion 10
Mahnbescheide 6
Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 6
N
Nachnamebelege 10
Nebenbücher 10
P
Pachtunterlagen (nach Ablauf des Patents) 6
Preislisten 6
Programmablaufbeschreibungen 10
Personalakten 10
Protokolle 6
Prozessakten 10
Prüfungsbericht des Abschlussprüfers 10
Q
Quittungen 10
R
Rechnungen (Eingang/Ausgang) 10
Reisekostenabrechnung 10
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 10
S
Sachkonten 10
Saldenbilanzen 10
Schadensunterlagen 6
Scheck- und Wechselunterlagen 6
Schriftwechsel 6
Spendenbescheinigungen 10
Steuererklärungen und – bescheide 6
T
Telefonkostennachweise 10
U
Überstundenliste 6
V
Verkaufsbücher 10
Vermögensverzeichnis 10
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) 6
Versand- und Frachtunterlagen 6
Versicherungspolicen 6
Verträge (nach Ende) 6
W
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher 10
Z
Zahlungsanweisungen 10
Zollbelege 6
Angaben ohne Gewähr.
Quelle: IHK Schwaben – Rechtsinformation Nr. 70